Un collègue qui se prend pour chef : process RH, médiation et modèles d’échanges

Travailler en équipe réserve parfois son lot de surprises, et pas toujours celles auxquelles on s’attend. Combien de fois a-t-on vu, dans une ambiance de travail qui semblait sereine, surgir un collègue qui, tout à coup, commence à imposer ses idées, à donner des ordres sans en avoir la mission officielle ? Ce type de comportement surgit aussi bien dans les petites structures que dans les groupes plus larges. L’impact ? Souvent, c’est la confiance qui se fissure, la dynamique qui s’essouffle et, parfois, l’efficacité qui s’amenuise. Ce guide explore comment repérer ces attitudes, comprendre leurs ressorts et, surtout, comment y répondre concrètement, afin d’éviter l’escalade des tensions et de protéger la cohésion de l’équipe.

Comment détecter un collègue qui outrepasse son rôle ?

Certaines attitudes ne laissent guère de place au doute. Un collègue qui empiète sur des fonctions qui ne sont pas les siennes n’agira pas toujours de manière frontale, mais des signes évidents apparaissent rapidement. Prendre des initiatives sans concertation, s’attribuer le dernier mot lors des discussions collectives, annoncer des décisions qui n’ont pas été validées : autant de signaux à surveiller. Même quand tout part d’une intention noble, la frustration finit par s’installer, les bruits de couloir se multiplient.

Qui n’a jamais entendu ce fameux « Je préfère gérer cela moi-même, ce sera plus efficace » ? Ou, de façon plus insidieuse : « Je pense qu’on va faire comme j’ai prévu, c’est plus pertinent. » Ces phrases, distinctes mais rapprochées dans l’esprit, minent progressivement le fonctionnement collectif.

Autoritaire ou simplement maladroit ?

Avant de réagir promptement, il vaut mieux se demander d’où vient vraiment le comportement observé. Parfois, la personne en question manque simplement de finesse relationnelle, ou tente maladroitement de compenser un problème ailleurs : un flou dans la division des tâches, un manque de coordination dans la répartition des missions, par exemple.

Distinguer entre une incartade ponctuelle due à la pression du moment, et une tendance permanente à vouloir tout contrôler, n’est pas toujours facile. Néanmoins, la différence saute aux yeux lorsque, face aux retours du collectif, la personne persiste à imposer un mode opératoire ou refuse catégoriquement toute délégation.

Analyser les motivations du comportement

Rares sont les collègues qui cherchent ouvertement à dominer pour le plaisir d’imposer leur point de vue. Derrière ces attitudes, il existe souvent un besoin non satisfait. Un sentiment d’insécurité peut, par exemple, pousser cette personne à chercher à valider sa place dans le groupe. Tout autant, un contexte incertain dans la définition des rôles favorise ces glissements progressifs.

Dans certains cas, l’attitude autoritaire ne reflète pas une personnalité dirigiste, mais plutôt une tentative de remédier, à sa manière, à une organisation défaillante ou à une carence dans la prise de décision. Par conséquent, il devient pertinent de se demander : le problème relève-t-il des interactions personnelles ou est-il ancré dans la structure du groupe ?

Aborder le sujet avec tact

Ouvrir la discussion sur ce sujet sensible demande une réelle préparation. Aller droit au but et multiplier les reproches aurait vite fait d’envenimer la situation. A l’inverse, en pratiquant l’écoute active et en posant des questions, il devient possible d’encourager l’implication de chacun dans la résolution du problème.

Un conseil qui revient souvent dans les retours d’expérience : se concentrer sur les faits et éviter les jugements. Remplacer un « Tu veux toujours tout décider » par « On constate que certaines décisions ont été prises sans notre avis, pourrait-on en discuter ? ». Cette approche déclenche plus facilement une réaction constructive, même de la part d’un collègue difficile à convaincre.

Médiation RH : une solution tierce

Il arrive que la discussion directe ne porte pas ses fruits. Dans ces cas, solliciter le département RH s’avère une étape logique. Ne pas voir cette démarche comme un échec, mais plutôt comme un moyen de remettre de la neutralité et de l’équité dans les relations de travail.

• Recenser précisément les situations posant problème ainsi que leurs effets sur le moral de l’équipe.
• Solliciter un médiateur afin que chaque partie puisse exprimer ses ressentis sans crainte de représailles.
• Fixer avec l’aide RH des règles simples sur la prise de parole et la répartition des missions au quotidien.

Progressivement, cette intervention favorise un retour au calme et une redistribution des rôles plus équilibrée. Et, bien souvent, elle oblige chaque acteur à reconnaître ses propres imprécisions, autant que celles du supposé « pseudo chef ».

Soutien collectif : l’importance du rôle des collègues

Sans implication collégiale, il est difficile de retrouver un bon climat de travail. Parfois, la machine repart bien plus vite dès lors que le groupe pose à plat les attentes de chacun et encourage une communication franche. Clarifier qui fait quoi, désigner des référents pour chaque projet, instaurer des points réguliers : ces solutions simples redonnent du souffle à l’ensemble de l’équipe.

Mais attention : éviter certaines erreurs est indispensable. Diviser le groupe en factions rivales, laisser traîner les non-dits ou, pire, soutenir par passivité le comportement imposant d’un collègue, ne feront qu’aggraver la situation. Comme le rappelle une ex-responsable d’équipe : « Laisser la situation se détériorer, c’était ouvrir la porte à toutes les frustrations et alimenter la défiance. À chaque nouvelle mission, la tension montait d’un cran. Il a suffi d’une série de réunions transparentes et d’un réajustement des responsabilités pour apaiser les esprits. »

Clarifier les attentes de la hiérarchie

Le cœur du problème n’est pas toujours à chercher dans la personnalité d’un collaborateur, mais dans le manque de clarté organisationnelle globale. Un management ambigu, des tâches mal attribuées, ou des consignes fluctuantes peuvent installer un flou propice à toutes sortes de débordements involontaires.

Si le groupe ne sait pas « qui décide quoi », la tentation de prendre la main, parfois contre l’avis d’autrui, grandit naturellement. Instituer des jalons officiels et échanger régulièrement sur le cadre commun sont des solutions souvent recommandées pour rétablir une dynamique collective stable.

L’expérience d’une équipe : entre conflits et solutions

Dans une société spécialisée dans l’innovation numérique, un membre de l’équipe s’était mis à gérer les relations client en solo, oubliant de prévenir le reste du groupe. L’agacement a vite gagné les autres, qui lui reprochaient une absence de concertation. La réponse ? RH a proposé un atelier participatif avec une animatrice externe. Chacun a pu décrire ses ressentis et évoquer des attentes précises. Les minutes collectives réalisées après la session ont inscrit de nouveaux engagements : circuit court de validation, alternance dans l’animation des réunions, clarification des points de contact pour chaque dossier. En moins de trois semaines, l’ambiance s’est nettement apaisée, les échanges sont devenus plus fluides et chaque membre y a trouvé un espace d’expression valorisé.

Anticiper pour éviter les conflits

Prévenir plutôt que tenter de réparer dans l’urgence : voilà un principe qui s’applique ici mieux qu’ailleurs. Dès la mise en place d’une équipe, poser des jalons concrets sur la délégation des missions diminue le risque d’interférence non voulue. Également, instaurer des bilans réguliers permet de détecter rapidement les débuts de tension.

Actuellement, le recours à des outils tels que Slack ou Trello se généralise : ces plateformes facilitent la répartition des tâches et la transparence du suivi. Elles offrent aussi à chacun un espace pour s’exprimer sans filtre, ce qui limite les débordements.

Sources :

• harvardbusinessreview.org
• magazine-rh.com
• manager-go.com
• lemonde.fr
• capital.fr
• focusrh.com